Tài Liệu Hướng Dẫn Thiết Lập Mục Tiêu SMART
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 01 năm 2022
Bạn thân mến,
Vậy là bạn và tôi, chúng ta đã cùng nhau hoàn thành sứ mệnh của mình với một năm 2021 nhiều điều kỳ lạ.
Chúng ta đều biết rằng, cuộc sống sẽ có nhiều điều bất ngờ ngoài dự tính, giống như những sự kiện đã xảy đến trong 2021, và tôi tin rằng, khi bạn đang cùng tôi đọc những dòng này, thì có nghĩa là bạn đang bình an, và may mắn. Và tôi cảm thấy thật tuyệt vời vì điều đó.
2021 đã khép lại. Dẫu có hài lòng hay không, thì cũng đã là chuyện quá khứ, là chuyện ngày hôm qua rồi bạn nhỉ. Ngày hôm nay, 2022 mở ra 1 trang sách mới của một chương đầy thú vị trong cuộc đời của tôi và bạn. Và tôi biết rằng, bạn sẽ tràn đầy cảm hứng, trân trọng chính mình, biết ơn cuộc sống, và sẽ sống với những mục tiêu đẹp đẽ của cuộc đời mình. Có thể là sự nghiệp, tài chính, danh vọng, gia đình, phụng sự, hay thậm chí là khám phá chính bản thân mình, và học cách yêu thương những người xung quanh nhiều hơn nữa. Dù thế nào, thì cũng rất tuyệt phải không bạn.
Hôm nay, Rosie muốn gửi tặng bạn một món quà, không mới, nhưng là tấm lòng của Rosie và đội ngũ Build Talents gửi tặng đến bạn, một người bạn mà chúng tôi yêu quý. Tài liệu hướng dẫn bạn THIẾT LẬP MỤC TIÊU SMART (19 trang) cực kỳ chi tiết và cụ thể, để bạn và đội nhóm của bạn có thể dùng được ngay.
Password: Smart2022
Mến chúc bạn và gia đình một năm mới thịnh vượng, bình an, thật nhiều thành tựu nhé
Trân trọng,
Rosie Đào Hạnh Giang
Mục tiêu SMART là gì?
- Tuyên bố về những kết quả quan trọng mà bạn đang nỗ lực để đạt được
- Giúp bạn nhìn thấy rõ những điều cần làm để tạo nên hiệu suất mong đợi và sự phát triển chuyên nghiệp thành công
Tiêu chí SMART là gì?
Phạm vi phù hợp cho các Mục tiêu SMART của tôi?
Hướng dẫn thiết lập mục tiêu SMART này nhằm giúp bạn một phần trong việc giải quyết tất cả các trách nhiệm chính trong công việc của bạn. Hãy nhớ rằng, các mục tiêu nhằm nhắc nhở bạn tập trung sự chú ý và nguồn lực vào những gì quan trọng nhất để bạn có thể thành công trong việc đạt được các ưu tiên của mình. Mục tiêu SMART là mục tiêu cho công việc hàng ngày của bạn.
Các loại mục tiêu phổ biến là:
- Phát triển một cái gì đó
- Hoàn thành một cái gì đó
- Cải thiện một cái gì đó
- Giảm bớt thứ gì đó
- Duy trì cái gì đó
- Phát triển ai đó (chính bạn!)
Bắt đầu từ đâu?
- Bắt đầu bằng cách suy nghĩ về toàn bộ công việc của bạn trong tổng thể phòng ban, dự án, đội nhóm. Phân nhóm công việc của việc bạn. Sau đó, Cụ thể hóa trách nhiệm và kết quả mà bạn phải chịu trách nhiệm.
- Phát triển một tuyên bố mục tiêu cho mỗi nhóm. Để xác định đúng phạm vi, hãy nhớ tập trung vào kết quả cuối cùng chứ không phải nhiệm vụ.
- Các mục tiêu phải đủ cao để bao gồm các kết quả cốt lõi mà bạn chịu trách nhiệm, nhưng đủ cụ thể và rõ ràng để bạn có thể đo lường thành công.
- Các mục tiêu phải là trách nhiệm công việc đang thực hiện và bất kỳ dự án, nhiệm vụ, ưu tiên hoặc sáng kiến mới nào cụ thể cho chu trình thực hiện này.
- Có quá nhiều mục tiêu có thể là một dấu hiệu cho thấy mục tiêu của bạn đang ở mức quá thấp và tập trung nhiều vào nhiệm vụ hơn là kết quả cuối cùng.
- Nếu có vẻ như các mục tiêu của bạn đang trở nên quá nhiều và theo định hướng nhiệm vụ, có thể hữu ích khi xem xét kết hợp một số tuyên bố mục tiêu vào thành một nhóm.
Cách viết mục tiêu SMART của bạn
S - Cụ thể
Khi đặt mục tiêu, hãy cụ thể hóa những gì bạn muốn hoàn thành. Hãy nghĩ về điều này như tuyên bố sứ mệnh cho mục tiêu của bạn. Đây không phải là danh sách chi tiết về cách bạn sẽ đạt được mục tiêu, nhưng nó phải bao gồm câu trả lời cho các câu hỏi '5W' phổ biến:
-
Who Ai - Cân nhắc xem ai cần tham gia để đạt được mục tiêu (điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang làm việc trong một dự án nhóm).
-
What Cái gì - Nghĩ về chính xác những gì bạn đang cố gắng hoàn thành và đừng ngại trình bày thật chi tiết.
-
When Khi nào - Bạn sẽ biết cụ thể hơn về câu hỏi này trong phần “giới hạn thời gian” xác định mục tiêu SMART, nhưng ít nhất bạn nên đặt khung thời gian.
-
Where Ở đâu - Câu hỏi này có thể không phải lúc nào cũng áp dụng, đặc biệt nếu bạn đang đặt mục tiêu cá nhân, nhưng nếu có một địa điểm hoặc sự kiện liên quan, hãy xác định nó ở đây.
-
Which Xác định bất kỳ trở ngại hoặc yêu cầu liên quan nào. Câu hỏi này có thể có lợi trong việc quyết định xem mục tiêu của bạn có thực tế hay không. Ví dụ, nếu mục tiêu là mở một cửa hàng kinh doanh bánh nướng, nhưng bạn chưa bao giờ nướng bất cứ thứ gì trước đây, thì đó có thể là một vấn đề. Kết quả là, bạn có thể tinh chỉnh các chi tiết cụ thể của mục tiêu thành “Học cách làm bánh để mở một doanh nghiệp làm bánh”.
-
Why Tại sao - Lý do cho mục tiêu là gì? Khi nói đến việc sử dụng phương pháp này cho nhân viên, câu trả lời có thể sẽ nằm trên con đường thăng tiến của công ty hoặc phát triển sự nghiệp.
-
Các hành động “S” có thể bao gồm:
- Lưu ý rằng danh sách này không bao gồm các động từ như “cải thiện”, “giảm” hoặc “tăng” (ví dụ: “Cải thiện dịch vụ khách hàng” hoặc “giảm chi phí”. không cần giải thích nhiều về vai trò hoặc hành động cụ thể mà bạn sẽ thực hiện để thực hiện thay đổi này.
M - Có thể đo lường
Bạn sẽ sử dụng số liệu nào để xác định xem bạn có đạt được mục tiêu không? Điều này làm cho mục tiêu trở nên hữu hình hơn. Nếu đó là một dự án sẽ mất vài tháng để hoàn thành, thì hãy đặt một số mốc quan trọng bằng cách xem xét các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành, cột mốc nào là quan trọng trong quá trình, mà khi hoàn thành từng bước tiến sẽ dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu chính của bạn.
- Chữ “M” trong SMART, cần có một nguồn thông tin để đo lường hoặc xác định liệu một mục tiêu đã đạt được hay chưa.
- M là một chỉ báo trực tiếp (hoặc có thể gián tiếp) cho biết mức độ thành công của một mục tiêu cụ thể sẽ như thế nào.
- Đôi khi việc đo lường rất khó khăn và các nhà quản lý và nhân viên sẽ cần phải làm việc cùng nhau để xác định các nguồn dữ liệu và phương pháp thu thập phù hợp và khả thi nhất.
- Các nỗ lực thu thập dữ liệu cần thiết để đo lường một mục tiêu có thể được đưa vào kế hoạch hành động của mục tiêu đó.
- Ngay cả khi một nguồn đo lường hoàn hảo, trực tiếp cũng có thể không khả thi ngay lập tức cho một mục tiêu nhất định. Lúc này, việc thảo luận về kết quả cuối cùng mong muốn (tại sao mục tiêu này lại quan trọng) và các phương án đo lường là gì (thành công có thể trông như thế nào) là một phần quan trọng và rất cần thiết trong việc lập kế hoạch hiệu suất.
- Phương pháp đo lường có thể là cả định lượng (kết quả năng suất, tiền tiết kiệm hoặc kiếm được, v.v.) và định tính (lời chứng thực của khách hàng, khảo sát, v.v.).
- Một số kiểu dữ liệu điển hình và phương pháp thu thập dữ liệu có thể bao gồm:
A - Có thể đạt được
Điều này tập trung vào mức độ quan trọng của một mục tiêu đối với bạn và những gì bạn có thể làm để đạt được mục tiêu đó và có thể yêu cầu phát triển các kỹ năng mới và thay đổi thái độ. Mục tiêu là để khơi dậy động lực, không phải là sự nản lòng. Nghĩ về:
- Làm thế nào để hoàn thành mục tiêu,
- Liệu bạn có đủ các công cụ / kỹ năng cần thiết,
- Nếu không, hãy xem xét những gì sẽ cần để đạt được chúng.
R - Có liên quan
Mức độ liên quan đề cập đến việc tập trung vào điều gì đó có ý nghĩa với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn. Ví dụ: nếu mục tiêu là khởi chạy một chương trình hoặc dịch vụ mới, thì đó phải là thứ phù hợp với mục tiêu kinh doanh / bộ phận tổng thể. Nhóm của bạn có thể khởi chạy một chương trình mới, nhưng nếu bộ phận của bạn không ưu tiên khởi chạy loại chương trình mới đó, thì mục tiêu đó sẽ không phù hợp.
T - Giới hạn thời gian
Bất cứ ai cũng có thể đặt mục tiêu, nhưng nếu nó thiếu thời gian thực tế, rất có thể bạn sẽ không thành công. Việc cung cấp ngày mục tiêu cho các sản phẩm được giao là bắt buộc. Đặt những câu hỏi cụ thể về thời hạn mục tiêu và những gì có thể hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Nếu mục tiêu sẽ mất ba tháng để hoàn thành, sẽ hữu ích nếu bạn xác định những gì cần đạt được trong nửa chặng đường của quá trình. Đưa ra những ràng buộc về thời gian cũng tạo ra cảm giác cấp bách.
Cách dễ nhất để viết các mục tiêu SMART
Khi nói đến việc viết các mục tiêu SMART, hãy tự hỏi bản thân và các thành viên khác trong nhóm nhiều câu hỏi. Các câu trả lời sẽ giúp tinh chỉnh chiến lược của bạn, đảm bảo các mục tiêu thực sự có thể đạt được. Sử dụng mẫu được cung cấp trong phụ lục ở trang …….làm hướng dẫn.
Đây không phải là một bài toán hóc búa; trên thực tế, nó rất đơn giản. Dưới đây, chúng tôi trình bày cách viết các mục tiêu SMART cho hai tình huống kinh doanh điển hình: hoàn thành dự án và cải thiện hiệu suất cá nhân. Chúng tôi cũng đã tạo mẫu SMART dễ sử dụng để giúp bạn bắt đầu.
Ví dụ về việc tạo mục tiêu SMART
Dưới đây là hai ví dụ về các mục tiêu ban đầu mà chúng tôi sẽ sử dụng để thực hiện quá trình này:
-
Tôi muốn hoàn thành một dự án
-
Tôi muốn cải thiện hiệu suất của mình
Đây là một cách tiếp cận điển hình để tạo mục tiêu, nhưng cả hai cách này đều rất mơ hồ. Với cách diễn đạt hiện tại, mục tiêu có lẽ sẽ không thể đạt được. Các tuyên bố thiếu chi tiết cụ thể, lịch trình, động cơ và kiểm tra thực tế. Bây giờ, hãy sử dụng công thức mục tiêu SMART để làm rõ cả hai và tạo các mục tiêu mới và cải tiến.
Mục tiêu: Tôi muốn hoàn thành một dự án
-
Cụ thể: Nhiều người đang truy cập trang web hiện tại của chúng tôi từ thiết bị di động của họ. Vì đây không phải là một trang web phản hồi nhanh nên nó cung cấp trải nghiệm kém cho khách hàng. Tôi muốn ra mắt một ứng dụng di động cho trang web công ty của mình vào cuối tháng 6, ứng dụng này cần có sự tham gia từ bộ phận phát triển phần mềm, thiết kế và tiếp thị.
-
Có thể đo lường: Tạo một ứng dụng di động cho trang web của công ty chúng tôi sẽ yêu cầu rất nhiều tài nguyên. o Để làm cho nó đáng giá, tôi muốn có 50.000 lượt cài đặt trang web trong vòng sáu tháng kể từ ngày ra mắt. Tôi cũng muốn hiển thị tỷ lệ chuyển đổi 5% từ khách hàng sử dụng trang web dành cho thiết bị di động.
-
Có thể đạt được: Các phòng ban sẽ tham gia đã đăng ký tạo ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tôi sẽ cần quản lý dự án và đặt ra các cột mốc quan trọng để giữ cho mọi người luôn có động lực và mục tiêu.
-
Liên quan, thích hợp: Cải thiện trải nghiệm khách hàng trên thiết bị di động là sáng kiến cốt lõi của công ty tôi trong năm nay.
-
Giới hạn thời gian: Để đạt được 50.000 lượt cài đặt ứng dụng dành cho thiết bị di động và tỷ lệ chuyển đổi 5% vào cuối năm tài chính, ứng dụng sẽ cần được tung ra trước Quý 2 với một chiến dịch tiếp thị mạnh mẽ sẽ tiếp tục đến cuối năm.
Mục tiêu: Tôi muốn cải thiện hiệu suất của mình
- Cụ thể: Tôi đã nhận được điểm thấp về khả năng sử dụng PowerPoint của mình trong lần đánh giá hiệu suất cuối cùng của tôi. Nâng cao kỹ năng của mình đòi hỏi tôi phải học cách sử dụng PowerPoint hiệu quả và thực hành sử dụng nó bằng cách tạo các bản trình bày khác nhau. Tôi muốn sử dụng PowerPoint thành thạo hơn trong thời gian chuẩn bị cho kỳ đánh giá tiếp theo sau sáu tháng.
- Có thể đo lường: Vào thời điểm đánh giá tiếp theo, tôi sẽ có thể tạo bản trình bày kết hợp đồ thị, hình ảnh và các phương tiện khác trong vài giờ. Tôi cũng có thể sử dụng hiệu quả và tạo các mẫu trong PowerPoint mà đồng nghiệp của tôi cũng có thể sử dụng.
- Có thể đạt được: Cải thiện kỹ năng PowerPoint của tôi là công cụ để tiến lên trong sự nghiệp của tôi và nhận được đánh giá hiệu suất tốt hơn. Tôi có thể dành thời gian hàng tuần để xem các hướng dẫn về PowerPoint và thậm chí đăng ký tham gia một lớp học trực tuyến có thể dạy cho tôi các kỹ năng mới. Tôi cũng có thể hỏi đồng nghiệp và người quản lý của mình về các mẹo PowerPoint.
- Liên quan, thích hợp: Làm việc với PowerPoint hiện là 25% công việc của tôi. Khi tôi thăng tiến trong công ty, tôi sẽ cần dành 50% thời gian để tạo các bài thuyết trình PowerPoint. Tôi thích sự nghiệp của mình và muốn tiếp tục phát triển trong công ty này.
- Giới hạn thời gian: Trong sáu tháng, tôi sẽ sử dụng thành thạo PowerPoint để đảm bảo rằng nó chỉ chiếm 25% khối lượng công việc của tôi thay vì gần 40% thời gian hiện tại.
Khi bạn đã xem xét và viết các mục tiêu của mình theo từng đặc điểm SMART, sau đó bạn có thể kết hợp và hợp nhất tất cả công việc bạn đã làm thành một mục tiêu SMART.
Mẫu để viết Mục tiêu SMART
Tạo Mục tiêu SMART được thiết kế để giúp bạn xác định xem những gì bạn muốn đạt được có thực tế hay không và xác định thời hạn. Khi viết Mục tiêu SMART, hãy sử dụng ngôn ngữ súc tích, và đầy đủ thông tin có liên quan. Những điều này được thiết kế để giúp bạn thành công, vì vậy hãy tích cực khi trả lời các câu hỏi.
Mục tiêu ban đầu (Viết mục tiêu bạn có trong đầu):
1. Cụ thể (Bạn muốn hoàn thành điều gì? Ai có liên quan? Khi nào bạn muốn làm điều này? Tại sao đây là mục tiêu?)
2. Có thể đo lường (Làm thế nào bạn có thể đo lường tiến độ và biết liệu bạn đã đạt được mục tiêu thành công hay chưa?)
3. Có thể đạt được (Bạn có các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu không? Nếu không, bạn có thể đạt được chúng không? Động lực cho mục tiêu này là gì? Số lượng nỗ lực cần thiết có ngang bằng với những gì mục tiêu sẽ đạt được không?):
4. Liên quan, thích hợp (Tại sao tôi lại đặt mục tiêu này ngay bây giờ? Nó có phù hợp với các mục tiêu tổng thể không?):
5. Có thời hạn (Thời hạn là bao nhiêu và nó có thực tế không?):
Mục tiêu SMART (Xem lại những gì bạn đã viết và tạo ra một tuyên bố mục tiêu mới dựa trên những gì câu trả lời cho các câu hỏi ở trên đã tiết lộ):
Một vài ví dụ về mục tiêu SMART khác
Đang diễn ra
- Cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng đạt 90% đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng bên ngoài về độ chính xác, kịp thời và phản hồi khách hàng tận tâm, lịch sự.
- Liên tục đối chiếu các báo cáo tài chính của bộ phận trước ngày 15 hàng tháng, không để tăng sai sót đối chiếu.
- Xử lý chính xác và gửi 95% các cuộc gọi có mức độ ưu tiên cao cho các dịch vụ cảnh sát, cứu hỏa và y tế.
- Định kỳ gửi 82% các cuộc gọi có mức độ ưu tiên cao cho các dịch vụ cảnh sát, cứu hỏa và y tế trong khung thời gian đã thiết lập.
- Giải quyết 90% các khiếu nại thông qua một quá trình hợp tác mà không cần hòa giải chính thức.
- Tiến hành giáo dục, giám sát và thực thi để đảm bảo rằng 98% cơ sở kinh doanh nông nghiệp và kiểm soát dịch hại tuân thủ tất cả các yêu cầu quy định về thuốc bảo vệ thực vật.
- Quản lý và hỗ trợ hoạt động hiệu quả giúp đạt được 75% mục tiêu hoạt động của chương trình và cá nhân vào cuối năm tài chính.
- Quản lý ngân sách của bộ phận để duy trì trong mức dự toán và hoàn thành 85% kết quả dịch vụ vào cuối năm tài chính.
- Huấn luyện và hỗ trợ các báo cáo trực tiếp dẫn đến việc đạt được 85% tất cả các mục tiêu kế hoạch hiệu suất và phản hồi bằng cách cung cấp cho họ với kỳ vọng rõ ràng, phản hồi có ý nghĩa và đánh giá hiệu suất công bằng vào cuối năm tài chính.
Dự án mới/Chu kỳ hiệu suất cụ thể
- Đến tháng 3 năm 2023, phát triển và thực hiện kế hoạch dịch vụ khách hàng dẫn đến kết quả là nhân viên bộ phận báo cáo rằng họ hiểu rõ về kỳ vọng đối với dịch vụ khách hàng xuất sắc và có kỹ năng và hỗ trợ để thực hiện ở cấp độ đó và điều đó dẫn đến việc khách hàng báo cáo rằng họ nhận được dịch vụ khách hàng xuất sắc .
- Chuyển đổi sang hệ thống quản lý hồ sơ tự động mới với những ảnh hưởng tối thiểu đến dịch vụ khách hàng bằng cách phát triển một chương trình đào tạo đảm bảo tất cả nhân viên có thể xử lý 30 trường hợp mỗi ngày không muộn hơn ba tháng sau khi kết thúc các lớp đào tạo.
- Giảm thời gian làm thêm trong bộ phận từ 150 giờ mỗi tháng xuống còn 50 giờ mỗi tháng vào cuối năm tài chính mà không tăng báo cáo sự cố.
- Xây dựng quy trình cải tiến chất lượng cho hệ thống thoát nước hợp vệ sinh để giảm tỷ lệ hư hỏng xuống 1% vào ngày 31/12/22.
- Tạo mối quan hệ đối tác với ít nhất 5 đối tác để tổ chức hai hội thảo đào tạo liên quan đến tuân thủ, dẫn đến thu được $ Cải thiện Chi phí Thực của Tập đoàn trước 30/6/23.
- Trước ngày 30/11, cập nhật sổ tay nhân viên để phiên bản mạng nội bộ mà nhân viên có thể tìm kiếm, dễ sử dụng và có đủ thông tin.
Mục tiêu phát triển (cá nhân)
- Đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, tôi sẽ học và áp dụng các kỹ năng máy tính được học để tạo báo cáo đối chiếu ngân sách hàng tháng kịp thời và chính xác.
- Phát triển và thực hành các kỹ năng huấn luyện của tôi để học viên sau các chương trình đào tạo phản hồi rằng họ cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình và có thể thực hiện ở cấp độ cao hơn và sao cho tôi đạt được tỷ lệ 30/70 giữa huấn luyện và làm trước ngày 30 tháng 6 năm 2022.
- Trước ngày 30 tháng 6 năm 2023, hoàn thành khóa học và đạt được chứng chỉ Huấn luyện Quản lý cấp trung để nâng cao kỹ năng của tôi với tư cách là một nhà lãnh đạo hiệu quả được đo bằng phản hồi từ người giám sát của tôi và việc hoàn thành các mục tiêu kế hoạch hiệu suất của tôi.
Tài liệu tham khảo:
- Performance Appraisal Planning – California University
- Smart Goal Template – 101 Planners
Hy vọng bạn yêu thích tài liệu này, mà Rosie đã tâm huyết biên soạn gửi tặng đến bạn. Mong bạn ứng dụng được những kiến thức và công cụ này vào trong công việc, để góp phần gia tăng giá trị cho doanh nghiệp, nâng tầm bản thân, và đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống. Build Talents xin gửi bạn một vài thông tin thêm về những khóa học do Rosie chia sẻ:
-
Tham khảo fanpage của Build Talents để tham dự workshop miễn phí và có phí: here
-
Website: https://hocquanlynhansu.com/
-
Khóa học Chinh phục thách thức tuyển dụng 4.0
-
Khóa học Thiết kế hành trình trải nghiệm nhân viên
-
Khóa học Nghệ thuật phỏng vấn ứng viên hiệu suất cao
-
Khóa học Gamification trong Quản Trị Nhân Sự (tạo động lực, gắn kết, phát triển, thay đổi hành vi)
-
Khóa học: STAY INTERVIEW – công cụ chiến lược thấu cảm nâng cao TRẢI NGHIỆM NHÂN VIÊN
-
Khóa học Chiến lược Quản trị Nguồn nhân lực
-
Khóa học Lập kế hoạch Tuyển Dụng Và Thu Hút Tài Năng
-
Số điện thoại chăm sóc học viên: 08-86542108, 0908043403
